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En France, la domiciliation d’entreprise est obligatoire, elle correspond à l’adresse du siège social qui figure sur tous les documents en rapport avec l’entreprise.

En premier lieu, la domiciliation d’entreprise détermine la nationalité et de fait, les textes de loi qui vont la gérer (Code de Commerce et des Sociétés). L’adresse du siège social définit aussi la fiscalité de l’entreprise et de l’entrepreneur, la couverture sociale de ce dernier et le Tribunal de Commerce responsable en cas de litiges.

Une société dont le siège social est fixé en France est donc de nationalité française, mais outre ce point important, la domiciliation est essentielle car elle participe à l’image qu’elle transmet aux clients, fournisseurs, investisseurs, banques, etc. Une adresse dans une ville éloignée de tous les grands axes de transport ou un siège social situé au domicile de l’entrepreneur semblera moins prestigieux qu’une adresse à Paris dans le 8ème arrondissement.

D’autre part, les frais liés à l’achat ou à la location de locaux professionnels représentent une part conséquente des dépenses de fonctionnement d’une entreprise, sans compter les heures que l’entrepreneur doit consacrer à la recherche d’un local adapté, et à la concrétisation des différents documents avant d’y installer ses bureaux. Un loyer ou un remboursement de prêt, même si ce sont des sommes déduites du chiffre d’affaires de l’entreprise lors de sa déclaration fiscale, sont des dépenses réelles, au moins dans un premier temps.

En résumé, la nationalité, l’image et les dépenses de l’entreprise sont largement impactées par la domiciliation de son siège social et même si la nationalité n’est pas à la base de la réussite d’une entreprise, une image positive et des dépenses que l’on peut éviter le sont.

Choisir la domiciliation d’entreprise, c’est décider de centraliser toutes les formalités, tous les courriers à la même adresse, qui n’est pas un local mais une domiciliation de siège social. La société de domiciliation commerciale prend à sa charge l’adresse du siège social, et reçoit tous les courriers destinés à l’entreprise. Ainsi, l’adresse de siège social mentionnée dans les statuts, sur le K-Bis, dans les papiers administratifs et fiscaux de la société, est celle de la société de domiciliation commerciale.

L’usage de la domiciliation professionnelle simplifie beaucoup de choses. Elle évite les problèmes générés par les adresses des locaux multiples qu’une entreprise peut posséder, ou les cas de déménagements fréquents.

Pour l’entrepreneur individuel ou le gérant travaillant en solo, la domiciliation commerciale est une option intéressante. Recevoir tous les documents et les courriers à son domicile personnel est envahissant et dangereux, car tous les contacts de l’entreprise disposent de cette adresse. Il vaut mieux recourir à la domiciliation d’entreprise, surtout à Paris.

La domiciliation commerciale professionnelle permet aussi de jouir d’une adresse prestigieuse vis-à-vis des partenaires ou des clients. Ainsi, une domiciliation d’entreprise à Paris donne à la société une crédibilité face aux partenaires étrangers qui identifient facilement Paris comme la ville la plus importante de France. L’activité ou les locaux commerciaux peuvent être situés en banlieue ou en province, mais la domiciliation de l’entreprise à Paris procure d’indéniables avantages.

Les salles de réunion équipées, et de taille suffisante pour recevoir les «invités» de l’entrepreneur (clients, fournisseurs, investisseurs, banquier, etc), l’accueil des clients, la mise à disposition d’un bureau dédié à l’entreprise, etc. sont les produits et services de base de la domiciliation commerciale.

Les axes de soutien d’une domiciliation commerciale doivent être réalisés dans le même objectif que celui du chef d’entreprise. Le but du domiciliataire de réduire l’utilisation du papier dans la gestion quotidienne de l’entreprise et dans un secteur entrepreneurial où le numérique et le digital se développent énormément, va sensibiliser de nombreuses PME et TPE.

Cet objectif nécessite des produits et services spécifiques tels que la gestion numérisée du courrier, les fichiers étant mis à la disposition de l’entrepreneur sur un serveur sécurisé et la gestion des appels téléphoniques avec prise de message ou renvoi des appels vers un interlocuteur de l’entreprise. Ces deux aspects du soutien du domiciliataire envers le domicilié se gèrent via un ordinateur, un smartphone ou une tablette (après avoir installé l’application dédiée), sur lesquels l’entrepreneur reçoit les notifications de chaque action de la société de domiciliation (dépôt d’un fichier numérique ou message d’un client).

Les autres soutiens se présentent sous l’aspect d’un service juridique, d’un service comptable, d’un service d’aide à la création d’entreprise etc. où respectivement avocat d’affaires, experts-comptables et juristes prodiguent des conseils et des réponses, sensés combler les attentes des entrepreneurs domiciliés ou en passe de l’être.

Pour l’établissement de son siège social, une société doit faire un choix. L’option de la domiciliation d’entreprise présente son lot d’avantages, qu’il s’agisse d’une domiciliation par une pépinière ou d’une domiciliation commerciale via une société de domiciliation professionnelle.

La démarche pour domicilier son entreprise est simple. Il suffit de se rendre dans la société de domiciliation commerciale choisie, et de remplir un dossier complet en précisant les modalités du contrat. Il est possible de bénéficier d’un service de standard téléphonique ou de demander la redirection du courrier à une adresse personnelle, à Paris ou ailleurs. Le contrat établi avec la société de domiciliation lors de la création du compte listera les services fournis.

L’entreprise qui demande la domiciliation se doit de communiquer l’adresse personnelle du dirigeant (gérant ou président selon le statut juridique) à la société de domiciliation commerciale.

Les sociétés de domiciliation commerciale sont soumises à des obligations de connaissances de leurs clients. Il est donc normal qu’elles requièrent la liste des bénéficiaires effectifs de leurs sociétés clientes : il s’agit des personnes physiques qui détiennent plus de 25 % du capital social de l’entreprise domiciliée. D’une façon générale, l’entreprise est tenue d’être transparente vis-à-vis de la société de domiciliation commerciale à laquelle elle fait appel.

La domiciliation commerciale professionnelle est possible aussi bien pour les personnes morales qui veulent domicilier leur siège social, que pour les personnes physiques constituées en microentreprises, qui veulent domicilier leur activité de façon professionnelle. Le seul critère essentiel pour cette domiciliation est de disposer d’un numéro de SIRET obtenu auprès de la Chambre de Commerce. Ce numéro d’identifiant indique que l’on est habilité à exercer une activité commerciale.

Dans la sélection de la société de domiciliation commerciale, il faut se souvenir que celle-ci doit non seulement être immatriculée au RCS, mais elle doit également bénéficier d’une autorisation délivrée par le préfet du département où elle exerce son activité de domiciliation. Dans le cas d’une société de domiciliation à Paris, il s’agit du préfet de police de Paris.